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Un problema importante y complicado al que se enfrentan actualmente la mayoría de los puertos es la congestión portuaria. Los puertos se congestionan debido a las cargas que quedan en el puerto para los productos de importación y a la demora en la entrega de la carga. Un método sólido y organizado para alquilar vehículos puede proporcionar una respuesta clara al problema. Un software especialmente diseñado llamado Sistema de reserva de vehículos (también conocido como sistema de citas para camiones o VBS) permite a los operadores de las terminales organizar la llegada y el movimiento de los camiones a la terminal.

¿Por qué VBS?

Los objetivos principales del sistema de reserva de vehículos son:

• Controle y planifique la carga y entrega de los contenedores de envío al mejor nivel posible.

• Mejorar el uso de los activos internos.

• Evite las obstrucciones.

• Amplíe la capacidad de rendimiento.

• Reducir las emisiones y, al mismo tiempo, mejorar la seguridad.

VBS puede integrar sistemas operativos de portones, sistemas de administración de patios y otros sistemas disponibles en terminales, entre otras opciones.

Sin embargo, el uso de un VBS también ayuda a las empresas de transporte y a los conductores de camiones, ya que les permite planificar mejor sus propias operaciones y evita que pierdan tiempo y combustible mientras esperan en la cola frente a la puerta de la terminal. El VBS se usa normalmente en las terminales de contenedores marítimos para ayudar a la logística marítima, aunque también puede ser beneficioso para las operaciones de tránsito de carga intermodales y ferroviarias.

¿Cómo funciona un VBS?

Inscripción - La empresa de transporte de carga o el proveedor de transporte se registra en el portal VBS para acceder a la operación programada. El registro implica la presentación del formulario de solicitud con la información de la empresa.

Programación - Cuando es necesario entrar en la terminal, el transportista reserva con antelación una franja horaria disponible y envía la información del vehículo y los detalles del contenedor asociados. Sin esa cita, los puertos/terminales automatizados no permitirán la entrada de vehículos a las instalaciones. Hay instalaciones incluidas en el sistema en las que podemos proporcionar detalles alternativos del vehículo si el vehículo ya asignado no puede funcionar.

Llegada y verificación - Una vez que llega el vehículo, el personal de la puerta de embarque o el sistema automatizado validan los detalles del vehículo comparándolos con los registrados previamente. Algunos sistemas también verifican al conductor mediante el escaneo de la identidad o la verificación biométrica. Hay un sistema que tiene acceso a los detalles del vehículo desde una cierta distancia. Si las autoridades portuarias encuentran una discrepancia durante el procedimiento de entrada, no permitirán que el vehículo entre en el puerto.

Carga/descarga - El vehículo se dirige al atraque/almacén/depósito de contenedores correspondiente para cargar o descargar la carga. El personal debe cargar o descargar dentro del tiempo permitido. Esto es para evitar el hacinamiento en las instalaciones de atraque, almacén o patio.

Facturación - El transportista cobra por las citas reservadas. Por lo general, las facturas se emiten mensualmente. Como puede ver, un VBS no solo ayuda a programar y administrar el tráfico entrante y saliente, sino que también agrega valor a otros procesos, como las operaciones de puerta de embarque, la facturación, la recopilación de datos, etc.

¿Cuáles son las principales características de VBS?

Programación

Como se mencionó anteriormente, la función principal de una VBS es concertar citas. El sistema tiene que generar franjas horarias de acuerdo con las reglas comerciales predefinidas para un número predefinido de camiones. Un VBS actualiza constantemente la capacidad disponible para evitar el exceso de reservas en las horas punta. La programación se asigna según la operación (rellenado/desrelleno, carga completa del contenedor/carga inferior a la del contenedor). En el sistema, los transportistas pueden calcular su ETA y reservar un horario conveniente.

Cuando se crea y confirma la reserva, es posible que los transportistas tengan que exportarla a varios formatos o imprimirla. También es posible que deseen que las instrucciones por SMS o correo electrónico sobre cómo pasar la puerta se envíen directamente a los conductores. Permite a los conductores reajustar su cita en caso de retrasos u otros cambios. Las reglas comerciales de las diferentes terminales pueden variar y, a veces, no permiten reprogramar la cita fuera de plazo o cancelan la cita automáticamente si no se proporcionan los detalles del contenedor.

Gestión de puertas

La programación precisa ayuda a resolver los problemas de congestión tanto en el atraque/almacén/patio como en la puerta de la terminal. Los procesos de verificación y administración en las puertas de embarque de camiones pueden consumir más tiempo si se realizan manualmente. Sin embargo, cuando toda la información esencial sobre los vehículos, los conductores y los contenedores está preregistrada, el personal de la puerta de embarque o los sistemas de seguridad automatizados pueden identificar y verificar rápidamente los vehículos y evitar atascos, lo que permite a los camiones entrar y salir de la terminal de manera eficiente. Los sistemas totalmente automatizados están equipados con cámaras y sensores que detectan los detalles del vehículo.

Facturación

Reservar citas en VBS es una actividad facturable que debe capturarse con precisión. Los cargos dependen de la hora y el día, así como de varios otros criterios. Es posible que los vendedores tengan que pagar una multa si se retrasan en la operación de carga porque se desvía de la zona horaria determinada. Todas estas actividades deben registrarse, añadirse al total de la factura y enviarse al transportista.

Recopilación y análisis de datos

El análisis de datos es un proceso empresarial importante para cualquier organización. Los funcionarios portuarios pueden hacer un seguimiento de las estadísticas de las puertas de embarque (número de llegadas, tipos de carga, tipos de vehículos que llegan, tiempo de espera, etc.), de los transportistas (número de reservas por transportista, número de reservas usadas, reprogramadas o canceladas, número de personas que no se presentan, etc.), los resultados financieros, etc.

Al conocer estos indicadores operativos y combinarlos con otras métricas de las instalaciones, los operadores y administradores de terminales pueden obtener una visibilidad más completa, comprender la capacidad de las puertas y los patrones de tráfico y tomar decisiones informadas sobre sus actividades terrestres, la utilización de los activos, la modernización e inversión adicionales, etc.

Proporcionar a los transportistas acceso a los horarios de los buques y la disponibilidad de contenedores les ayudará enormemente a programar sus citas. Considere la posibilidad de crear una interfaz de búsqueda y un panel de información en línea sobre las llegadas y el estado de los barcos.

Características del sistema de reserva de vehículos (VBS) iPortman y de gestión de puertas de embarque de Envision

El sistema de reserva de vehículos (VBS) es el sistema de reserva de entrada/salida en línea; permitirá a los usuarios asignar permisos de entrada al puerto por hora o por día.

Servicios

• Restricciones de reserva

• Programar reserva

• Ver detalles de la reserva

• Validación de reserva

• Confirmación automática por SMS para reservas

• Cancelar reserva

• Impresión de los detalles de la reserva (descarga de un archivo PDF)

Informes

• Reservas diarias

• Entrada o salida anticipadas/tardías todos los meses

• Informe de análisis mensual para reservados/cancelados/procesados

• Informes de análisis anuales para reservados/cancelados/procesados

• Cancelar reservas

Tableros

• Estado del tráfico por hora

• Reservas diarias por hora